پیاده سازی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در صنعت پوشاک

واژه ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی (enterprise resource planning) است که اطلاعات یکپارچه ای درباره عواملی همچون تحقیق و توسعه، بازاریابی و فروش، تولید، تدارکات، منابع انسانی و امور مالی در اختیار ما قرار می دهد. ERP ریشه در گردش کار، رویه های تجاری و تکنیک هایی دارد که هر جامعه تجاری برای دستیابی به اهداف خود به دنبال آنها هستند.

نحوه پیاده سازی ERP در صنعت پوشاک

بیشتر ادارات و بخش های صنعتی هیچگونه تخصصی در زمینه نصب و پیاده سازی سیستم ERP ندارند. بنابراین پاره ای از گروه های تجاری در زمینه راه اندازی این سیستم ها به این شرکت ها مشاوره می دهند. در بیشتر سازمان ها، تیم های مشاوره ERP مسئولیت پیاده سازی کامل و اجرای سیستم ERP را برعهده دارند. در ادامه مقاله، مراحل اصلی پیاده سازی سیستم ERP در صنعت پوشاک را به تفصیل توضیح می دهیم. این مراحل عبارتند از:

• تحویل
• پیاده سازی
• آزمایش
• آموزش
• برنامه ریزی
• انتخاب

سیستم ERP نقشی حیاتی در صنعت پوشاک بازی می کند. نمونه های زیادی از پیاده سازی ERP در بخش های تجاری در سراسر جهان وجود دارد، اما هنوز هم پیاده سازی آن در بیشتر صنایع پوشاک یک چالش بزرگ محسوب می شود. زمانیکه تمام بخش های یک سازمان با کمک این سیستم به هم مرتبط شوند، جریان اطلاعات و پردازش آنها در یک سازمان هرگز در هیچ مرحله ای با مانع و مشکل روبرو نمی شود. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، تاثیر زیادی بر پرسنل یک سازمان دارد، چرا که این سیستم تلاش فیزیکی را کاهش می دهد، باعث ارتقاء بخش کاری می شود و حذف مشکلات در زمینه برقراری ارتباط بین بخش های سازمان را رقم خواهد زد.
پیاده سازی سیستم ERP کار پیچیده ای است، اما پس از پیاده سازی روند کاری پرسنل روان و دقیق می شود. مشکل عمده کسب و کارها، بسط برنامه زمانی اجرایی، غالب بودن هزینه ها بر بودجه سازمانی، کاهش انتظارات تجاری و ارائه کمتر از ارزش تجاری است. تبدیل شدن ERP به بخشی از سیستم کاری مستلزم بهره گیری از وجود متخصصان فنی خبره، صرف هزینه های مالی زیاد، مشارکت بالای منابع انسانی در مراحل مختلف به واسطه رویدادهای متنوع و داشتن رویکردی کاملاً انگیزشی است. در واقع استفاده ERP به معنای تبدیل یک سیستم به سیستمی دیگر است. بنابراین هرگونه تغییر در نظم های قدیمی مستلزم مواجه شدن با چالش هایی همانند مناقشه، مقاومت، کند شدن روند کار، تاخیرهای زمانی و مورد پذیرش قرار گرفتن است.
صنعت پوشاک در قالب چارچوب های زمانی سختگیرانه ای کار می کند و بسیاری از مراحل فنی را در همین چارچوب ها طی می کند. از آنجاییکه کاهش زمان تحویل محصول باعث کوتاه تر شدن چرخه عمر محصول می شود، لذا این صنعت می تواند با بهره گیری هنرمندانه از روند فناوری به اتوماسیون گره بخورد. تغییر مسیر صنایع و حرکت به سمت اتوماسیون به واسطه نصب و راه اندازی سیستم ERP بهترین استراتژی سازمان ها برای ادامه مراحل رشد صنعتی محسوب می شود.

برنامه ریزی پروژه

صنعتی که علاقه مند به پیاده سازی سیستم ERP است باید اهداف و مقاصد خود که رسیدن به آنها مستلزم پیاده سازی سیستم ERP است را شناسایی کند. اگر هدف از نصب سیستم ERP کاملاً روشن نباشد، راه اندازی این سیستم هرگز باعث خلق نتایج قابل توجهی در سازمان نمی شود. اهداف باید با در نظر گرفتن تمام شاخصه ها، مثل وجود هرگونه برنامه توسعه ای تجاری در آینده نزدیک تعریف شوند. صنعت باید یک گروه از پرسنل خود که در جریان کار هستند، و روندها و جریان اطلاعات را به خوبی می شناسند را درگیر تعریف الزامات مراحل اتوماسیون کند. تیم مشاوران و تیم کارکنان سازمان باید با همکاری هم ERP را در یک سازمان پیاده سازی نمایند.

انتخاب نرم افزار

انتخاب محصولات نرم افزاری نقش مهمی در پیاده سازی سیستم ERP بازی می کند. نصب موفقیت آمیز سیستم ERP منوط به انتخاب نرم افزارهایی است که جهت فعالیت کسب و کار را در آینده تعیین می کنند. یک تیم متخصص در انواع نرم افزارها نقشی کلیدی در این زمینه ایفا می کند. این انتخاب باید با در نظر گرفتن همه جوانب صورت گیرد و نرم افزار باید به گونه ای باشد که بتواند با آزادی عمل کامل با زبان ها کار کند. نرم افزار انتخاب شده باید گزینه هایی برای ویرایش داشته باشد تا بتوان به کمک آنها تغییرات لازم را در روند کاری ایجاد نمود. این نرم افزار باید قابل ارتقا باشد تا بتواند با رشد شرکت توسعه پیدا کند. کار کردن با این نرم افزار باید آسان باشد، از نظر هزینه ای برای سازمان مقرون به صرفه بوده و متناسب با سبک کار سازمان باشد.

انتخاب فروشنده

انتخاب فروشنده مناسب یکی از الزامات نصب موفقیت آمیز سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به حساب می آید. یک تیم متخصص باید با ارزیابی تعداد نمونه هایی که پیاده سازی این سیستم در آنها موفقیت آمیز بوده و تجربیات آنها در زمینه نصب این سیستم، محصول نرم افزاری را در بازار ارزیابی کرده و نظر فروشندگان را جویا شود. تیم متخصص پیاده سازی این سیستم که از جانب فروشنده معرفی می شود، کلید نصب، و پیاده سازی صحیح و کامل سیستم ERP در هر سازمانی است؛ چون تیم متخصص معرفی شده از جانب فروشنده تجربه زیادی در زمینه پیاده سازی سیستم ERP دارند. اگر فروشنده به درستی انتخاب نشود، به احتمال زیاد پیاده سازی سیستم ERP با شکست مواجه خواهد شد.

سفارشی سازی

سیستم نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی در مرحله نخست برای استفاده آماده نیست، لذا به منظور عملیاتی کردن و تنظیم آن در راستای دستیابی به اهداف سازمانی به پاره ای تغییرات جزئی نیاز دارد. در این زمینه تیم متخصص سازمان باید برای تعیین سطح سفارشی سازی (البته با در نظر گرفتن همه جوانب)، با تیم فنی پیاده سازی خارجی همکاری کند. مثلا

• شناخت روند جریان اطلاعات کسب و کار و فرآیند پردازش آنها قبل از استفاده از ویژگی های نرم افزار ضروری است.
• خلاء هایی که جزء الزامات برقراری ارتباط داخل سازمانی در راستای تشابه روند کار سازمان با سیستم ERP محسوب می شوند باید توسط تیم متخصص پایش شوند. تعیین خلاء ها، عمق تحولات مورد نیاز در یک سازمان را تعیین می کند و پیش نیازی برای توصیه های ضروری مثل تدوین گزارش های جدید، انجام تحقیقات نو و پایه گذاری ساختارهای مناسب به حساب می آید. این روند شکست ناپذیر است، هر چند که هزینه بر و زمان بر می باشد.
• پیاده سازی این سیستم به تغییر و تحول سازمانی در فرآیندهایی نیاز دارد که باعث افزایش بهره وری و حذف عوامل غیر مولد در روند کار می شوند. تغییر رویه ها باید به یکپارچگی مورد نیاز نرم افزار تبدیل گردد، چرا که یکپارچگی و یکنواختی نرم افزار برای کنترل بهتر فرآیندها لازم است.
• استفاده از سیستم ERP باید آسان باشد و سفارشی سازی نباید از 15 تا 20% محدوده پروژه فراتر برود.

معمولاً سفارشی سازی مستلزم صرف زمان زیادی است و همین خود باعث تاخیر در پیاده سازی سیستم می شود.

طراحی ساختار

ملزومات ساختار باید به نیازهای فنی سازمان متکی باشند. این الزامات عملکردی به تعداد ماژول هایی که نمایشگر تجارت الکترونیک و کسب و کار الکترونیک هستند، بستگی دارند. در واقع می توان گفت که طراحی ساختار، نخاع پیاده سازی سیستم ERP محسوب می شود. تیم متخصصی که وظیفه پیاده سازی سیستم ERP به آنها محول می شود باید نوع چینش مورد نیاز در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را تائید کنند. مثلا اجزای اصلی یا هاست (میزبان) برنامه باید در مرکز داده ها قرار بگیرند. این کار باید براساس تعداد مکان های کاربرها، روند ثبت اطلاعات، نقاط دسترسی و نمایه های گزارش سازمانی صورت پذیرد. در واقع طراحی ساختار تعیین کننده الزامات نرم افزاری، سخت افزاری، شبکه ای و باقی الزامات زیربنایی است. ضمناً باید در حین آماده سازی مشخصات نرم افزاری، سطح امنیتی نیز تعریف شود. هرگونه عدم اطمینان در طراحی ساختار باعث ایجاد عوارض جانبی و تاخیر در پیاده سازی سیستم می شود.

هزینه های نرم افزار

برنامه مناسب و اختصاص بودجه درست به آن تاثیر قابل توجهی در پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم ERP در صنعت پوشاک دارد. فروشندگان این سیستم ها هرگز تمام هزینه ها را فاش نمی کنند. هزینه پیاده سازی این سیستم ها موارد زیر را در بر می گیرد:

• قیمت محصول
• هزینه زیر ساخت های سخت افزاری
• هزینه فناوری
• هزینه نصب، اجرا و برنامه های آموزشی
• هزینه نگهداری یا محافظت از سیستم

تخصیص بودجه نامناسب منجر به تاخیر زمانی در اجرای سیستم ERP می شود. نتیجتاً باید عواملی مانند برنامه ریزی برای اجرای کامل سیستم و رفع عدم انطباقات مانند تاخیر در پیاده سازی سیستم و پاسخگویی دو طرفه در متن قرارداد قید شده و توسط طرفین تائید گردد.

مدیریت اطلاعات

ثبت داده های درست در مکان های درست، پاشنه آشیل اجرای سیستم ERP محسوب می شود. مثلا می توان به موارد مهمی مانند حذف داده های تکراری، داده های رد شده و اکتساب داده های ثانویه از داده های برداشت شده یا پایگاه داده ها اشاره کرد. بهترین شرایط برای پیاده سازی سیستم ERP زمانی فراهم می شود که داده های موجود یک سازمان در قالب های مختلف و با کمک روش تبدیل داده ها در سیستم ذخیره شوند.

آماده شدن برای پروژه

قبل از شروع روند پیاده سازی باید جلسه ای بین تیم پیاده سازی سیستم، کلیه ذینفعان، متخصصان فنی، مدیران عالی و میانی، مدیران مالی و کاربران نهایی برگزار شود. چرا که اجرای این سیستم ممکن است به دلیل اتخاذ روش های نامناسب، جریان نادرست صندوق بودجه بندی و در دسترس نبودن پیش نیازها با شکست مواجه شود. بحران در تدوین برنامه های کاری، SRS را برای توسعه یا تعیین نادرست مسئولیت ها و عدم پاسخگویی با شکست رو به رو خواهد کرد. کارکنان سازمان معمولاً به دلیل عدم شناخت سیستم منابع سازمانی (ERP) و مزایای آن، در برابر این فرآیند مقاومت می کنند. قبل از شروع روند پیاده سازی سیستم، سازمان باید ساختار دقیق IT که توسط تیم پیاده سازی مقرر شده را آماده کند. در دسترس نبودن زیرساخت ها و فناوری های لازم باعث طولانی شدن روند اجرای پروژه و اتلاف وقت می شود.
اما حقیقت این است که عواملی مانند نصب مناسب، پیکربندی اصولی، سفارشی سازی، انجام آزمایشات با داده های واقعی و آموزش کاربران هرگز به تنهایی منجر به اجرای بی عیب و نقص سیستم های ERP در سازمان ها نخواهند شد. قطعاً عدم هماهنگی بین تیم های داخلی و خارجی، عدم پذیرش سیستم ERP توسط پرسنل سازمان و عواملی از این نوع، هرگز اجازه اجرای به موقع سیستم ERP را در سازمان نخواهند داد.
در دنیای مدرن، زمان یک نوع سرمایه محسوب می شود. عدم پیاده سازی سیستم ERP در یک سازمان به شدت بر رشد سازمان تاثیر منفی می گذارد و باعث از دست رفتن گسترده پول و زمان می شود. به تعویق انداختن پیاده سازی این سیستم در سازمان سبب انحراف توجه سازمان می شود، به همین دلیل یک کار چالش برانگیز به حساب می آید. عدم موفقیت در پیاده سازی سیستم ERP تنها تهدیدی برای یک سازمان نیست، بلکه بر کل صنعت پوشاک تاثیر منفی می گذارد، و شاید بتوان گفت که چه غیر مستقیم و چه مستقیم به نوعی بر رشد جامعه و رشد ملت ها تاثیر ایجاد می کند. شاید اگر بخواهید مطالعه ای در زمینه مزایای پیاده سازی سیستم ERP در صنعت پوشاک انجام دهید، غافلگیر خواهید شد به خصوص اگر متوجه شوید که چه مشکلات بزرگی تنها با اجرای این سیستم در سازمان ها به راحتی حل و فصل شده اند.

مزایای سیستم ERP

• ERP باعث ارتقاء بهره وری فرآیند می شود.
• اجرای ERP منجر به پیش بینی های دقیق تر می شود.
• باعث تسهیل ارتباط با بخش های مختلف می گردد.
• ادغام اطلاعات را سبب می شود.
• باعث صرفه جویی در هزینه ها می گردد.
• جریان فرآیندی را ساده می کند.
• منجر به تحرک و پویایی بیشتر می شود.
• سیستم ERP، گزارش ها را سفارشی می کند.
• منجر به انطباق داده ها می گردد.
• بهره وری را افزایش می دهد.