چگونگی به دست آوردن بیشترین بهره از ارزیابی اجتماعی یک تأمین کننده

با وجود اینکه شیوه های کار در زنجیره تامین به صورت گسترده مورد ارزیابی قرار می گیرند، اما زمانیکه این ارزیابی ها به صورت مجزا در نظر گرفته می شوند، دارای ایراداتی خواهند بود. در این مطلب به شما نشان می دهیم که چگونه بیشترین بهره را از ارزیابی ها (ممیزی ها) ببرید و فراتر از آنها حرکت کنید تا تصویر کامل تری در اختیار داشته باشید.
در حال حاضر برندهای مد و خرده فروشان به ویژه در کشورهای بیشتر توسعه یافته برای بررسی پایبندی تامین کنندگان به اصول رفتاری شرایط محیط کار و مدیریت محیط زیست به صورت گسترده ای از ممیزی ها استفاده می نمایند. هر چند که ممیزی مناسب، اگر بخشی از چرخه های پیشرفت مستمر باشد می تواند نقش مهمی ایفا کند، اما باید با احتیاط با آن برخورد کرد. شواهد نشان می دهد که ممیزی به تنهایی باعث بهبود شرایط نمی شود. این موضوع چهار دلیل دارد.
اولاً ماهیت ممیزی به گونه ای است که نتایج آن تصویر کاملاٌ دقیقی از آنچه در جریان است، ارائه نمی دهد. در فرآیند ممیزی به جای اینکه شرایط به صورت مستمر مورد بررسی قرار بگیرد، همه چیز در یک لحظه از زمان متوقف می شود. (هر چند که بازرسان می توانند مسائل را به صورت بلند مدت مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند، اما این امر بسیار هزینه بر است). روند ممیزی ها به صورتی است که فقط بر «ردیف اول» زنجیره تامین متمرکز می گردند و این در حالی است که آنها نقش سایر مراحل و پیمانکاران فرعی را نادیده می گیرند. در ضمن ممکن است روش هایی که در ممیزی ها استفاده می شوند، مناسب نباشند و یا اینکه کارکنان آموزش کافی برای انجام وظایف خود به شکل صحیح ندیده باشند.
ثانیاً مارتین باتل (Martin Buttle) از بنیاد تجارت اخلاقی (ETI) عنوان نموده است: «کاملاً معلوم است که در یک فرآیند ارزیابی، کشف مشکلات احتمالی مثل اشکال در ایمنی یا تمیزی محل کار بسیار آسان است. کشف این مسائل با مراجعه فیزیکی به محل کارخانه کاملاً بدیهی است، اما حقیقت این است که ارزیابی ها در کشف مسائل گسترده حقوق کار مانند اینکه آیا کارخانه ها از حق کارگران خود برای عضویت در اتحادیه ها حمایت می کنند یا خیر؛ اصلاً موفق عمل نمی کنند».
ثالثا هدف از ارزیابی و ممیزی شناخت مسائل و مشکلات کارخانه هاست؛ بنابراین ممیزی ها نمی توانند برای جلوگیری از ایجاد مشکلات و یا حل آنها، دلایل اصلی عملکردهای ضعیف را شناسایی کنند و یا اینکه به دنبال جبران خلا سیستم های مدیریتی باشند. بنابراین روش های با کیفیت ناشی از سیستم های مدیریت خوب هستند، در نتیجه آنها تهدیدی برای نتیجه ضعیف ممیزی ها محسوب نمی شوند. شواهد نشان می دهند که موثرترین تغییرات، زمانی اتفاق می افتند که برندها با تامین کنندگان خود در راستای اصلاح روش های کاری همکاری کنند، و از ممیزی ها فقط برای بررسی میزان پیشرفت عملکردشان استفاده نمایند.
رابعا، متاسفانه فرهنگ ممیزی و ارزیابی تقلبی به وجود آمده است. به دلیل اینکه ممکن است کارخانه ها به دلیل گزارش های ضعیف ارزیابی از کار بیفتند، انگیزه زیادی برای دروغ گفتن در مورد روش های کاری وجود دارد، به ویژه اگر این کارخانه ها در اجرای راهکارهای موثر توسط مشتریان خود حمایت نشوند.
همه این عوامل مخالف بر روی ممیزی ها برای بهبود شرایط زنجیره تامین تان (و مدیریت ریسک اعتبار و خوشنامی شما) متکی هستند. اما به هر حال برندها برای اینکه بتوانند آینده کاری خود را تا حدی پیش بینی کنند، همیشه به ابزار پر کاربردی مانند ممیزی و ارزیابی نیاز خواهند داشت؛ بنابراین شما باید بدانید که چگونه گزارش های ممیزی را مورد ارزیابی قرار دهید تا بتوانید دقیق ترین تصور را از شرایط کار و شیوه های زیست محیطی در زنجیره تامین خود داشته باشید. پنج سوال زیر می توانند نقطه شروعی برای شما باشد.

سوال های ارزیابی گزارش های ممیزی

1- آیا کارخانه قبلاً توسط یک خرده فروش معتبر و خوشنام مورد بازرسی و تائید قرار گرفته است؟

این سئوال یکی از بهترین زمینه ها برای شروع کار است. بسیاری از تامین کنندگان بدون ارائه توضیحات واضحی به شما خواهند گفت که قبلاً توسط خرده فروشان تائید شده اند. در واقع تعداد بسیار کمی از خرده فروشان هر گونه سندی مانند گواهینامه ها را برای تائید خود ارائه می دهند. ممکن است برخی از تامین کنندگان، منشور اخلاقی خرده فروشی را به عنوان یک گواهینامه ارائه نمایند، اما به راحتی می توان این موارد را از اینترنت به دست آورد. شاید تامین کنندگان بگویند که سفارشاتی را برای یک خرده فروش تولید کرده اند، اما در آخر معلوم شود که آنها تحت عنوان یک تامین کننده فرعی این سفارشات را برای تامین کننده اصلی تولید نموده اند. اگر ادعای انطباق یک تامین کننده ناشی از این است که عملکرد او توسط یک خرده فروش معتبر، تائید شده است و یا اینکه برای آنها محصولاتی را تولید کرده است؛ اطلاعات بیشتری از او درخواست کنید و شواهدی را از او طلب بخواهید تا ادعایش را تائید کند.
به همین ترتیب اگر یک تامین کننده به شما بگوید: «ما دارای گواهی تضمین کیفیت هستیم»، از او بپرسید: «توسط چه سازمانی و براساس چه استاندارهایی، عملکرد آنها تائید شده است؟» آیا این استانداردها مرتبط با اهداف زیست محیطی و اجتماعی کسب و کار شما هستند؟

2- آیا ممیزی نشان می دهد که کارخانه مجهز به سیستم های مناسب برای انجام تعهدات خود در قبال استانداردهای کار است؟

آیا شواهدی وجود دارد که نشان دهد سیستم های مناسب در محل کارخانه مستقر شده اند؟ به عنوان مثال آیا آنها براساس استانداردهای بین المللی مانند SA8000 گواهی گردیده اند؟ آیا این دستورالعمل ها و ممیزی ها، سیستم های مدیریتی را پوشش می دهند؟

3- آیا گزارش ممیزی توسط یک شرکت حسابرسی معتبر بین المللی تهیه شده است؟

یک نسخه از نتیجه ممیزی را بخواهید، سپس برای ارزیابی آن از چک لیست زیر استفاده کنید:

• گزارش باید به گونه ای نوشته شود که مستعد ایجاد تغییرات نباشد تا تامین کننده نتواند آن را دستکاری کند.
• گزارش باید از جانب طرف ثالث به رسمیت شناخته شود (اما هستند خرده فروشانی که از تیم بازرسی داخلی خود استفاده می کنند که اینها را نیز می توان لحاظ کرد).
• ممیزی باید در 12 ماه گذشته انجام شده باشد. در حال حاضر بیشتر خرده فروشان هر 12 ماه یک بار، زنجیره تامین خود را مورد بازرسی قرار می دهند، به خصوص اگر منبع تامین کننده به دلیل فعالیت در یک بخش جغرافیایی خاص یا یک حوزه اقتصادی مشخص در معرض ریسک باشد.

4- آیا مواردی از عدم انطباق در گزارش ممیزی وجود دارد؟ واکنش کارخانه به این موارد چیست؟

وقتی که یک گزارش ممیزی را در دست می گیرید اولین چیزی که باید به آن نگاه کنید، دستورالعملی است که بازرسی در قیاس با آن انجام شده است. آیا این دستورالعمل به قوانین ملی یا منطقه ای اشاره دارد؟ چگونه می توان آنها را در مقام قیاس با بهترین دستورالعمل ها در این زمینه مانند دستورالعمل مبنای نهاد تجارت اخلاقی (Ethical Trading Initiative Base Code) یا استانداردهایی مثل SA8000، GOTS و ISO14001 محک زد؟ سپس به دنبال این باشید که آیا ممیزی موارد عدم انطباق را شناسایی کرده است یا خیر. در صورت وجود، نسخه ای از اقدامات اصلاحی (CAP) را از تامین کننده بخواهید. در این برگه باید ذکر شده باشد که تهیه کننده برای رفع این عدم انطباق می خواهد چه اقداماتی انجام دهد و چه تاریخی را برای خاتمه آن تعیین کرده است. اگر این تاریخ سپری شده باشد از تامین کننده سوال کنید که آیا اقدامات اصلاحی به پایان رسیده است و اگر چنین است چگونه این اقدامات تائید شده اند.
دو روش برای تائید اتمام این اقدامات اصلاحی وجود دارد: یا باید انجام این اصلاحات توسط ممیزی های بعدی تائید شود و یا اینکه باید مدارک مستند در زمینه انجام این اصلاحات توسط تامین کننده برای بازرس فرستاده شوند تا به صورت کتبی آنها را تائید کند. در هر دو مورد تامین کننده احتمالی باید مدارک تائید را به شما ارائه دهد. اگر آنها قادر به انجام این کار نیستند، به مطرح کردن سوال بعدی نیاز خواهید داشت.

5- موارد عدم انطباق چقدر جدی هستند؟

اگر هنوز هم می خواهید با تامین کننده همکاری کنید باید براساس اصول خود و میزان جدی بودن عدم انطباق، در مورد این موارد قضاوت کنید. اطمینان از پایبندی تامین کننده به اصول اخلاقی، فرآیند مهمی است که به شما کمک می کند تا برند خود را مطابق با استانداردهای اخلاقی خود بسازید. در نهایت این شما هستید که باید سوالات مناسبی بپرسید و به دنبال شواهدی باشید که به شما اطمینان بدهند یک تامین کننده احتمالی، مطابق با ارزش های شما کار می کند.

چگونه می توانیم فراتر از ممیزی ها حرکت کنیم؟

با استفاده از این سئوالات می توانید اطلاعات ارزشمندی را از ممیزی های به دست آوردید. اما باید به محدودیت های ممیزی و ارزیابی نیز توجه داشته باشید: هدف از ممیزی ها کمک به تشخیص مشکلات در یک مرکز است، نه جلوگیری یا رفع آنها. ایجاد تغییرات پایدار در زنجیره های تأمین و مراکز تولید به داشتن یک رویکرد جامع در طیف وسیعی از اقدامات نیاز دارد که از جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بررسی چگونگی تأثیر گذاری روابط خریدار و تامین کننده بر روی عملکرد کار عرضه کنندگان. آیا آنها در زمینه تامین محصولات با قیمت پایین تر و زمان انتظار کمتر تحت فشار هستند؟
• کمک به تامین کنندگان در راستای توسعه و پیاده سازی سیستم های مدیریت کارآمد.
• تشویق تامین کنندگان برای تعامل مثبت با اتحادیه های صنفی.
• تشویق تامین کنندگان برای اجرای روش های پایدار به عنوان اقدامی در زمینه صرفه جویی در هزینه.
• تعامل سازنده با تامین کنندگانی که نتیجه ممیزی عملکردشان منفی شده است – به جای اینکه بازیگران ضعیف را حذف کنید، بررسی نمایید که چگونه مدیریت به این ممیزی های منفی واکنش نشان می دهد و چگونه می توانید در راستای انجام اقدامات اصلاحی به آنها کمک کنید.

جمع بندی

• از آنجاییکه ماهیت ممیزی ها در برگیرنده یک نگاه اجمالی است، و در اصل برای شناسایی علل مشکلات و یا پیدا کردن راه حلی برای آنها ارائه نشده اند؛ در زمینه آنچه باید در مورد عملکرد تامین کنندگان به شما بگویند محدودیت دارند.
• چنانچه بخواهید حداکثر استفاده را از این ممیزی ها بکنید، باید از این محدودیت ها آگاه باشید، و سوالات درستی بپرسید تا بتوانید اطلاعاتی را که می خواهید به دست آورید.
• بهترین راه برای اصلاح روش های کار در زنجیره تامین این است که همراه با هم کار کنید و به تامین کنندگان خود کمک نمایید تا بتوانید همراه با هم پیشرفت کنید.