رویه عملیاتی استاندارد توسعه محصول

رویه عملیاتی استاندارد توسعه محصول (Product Development) یا هر بخش دیگری نقش مهمی در هموار کردن روند و اطلاعات گردش محصول بازی می کنند. مدیر توسعه محصول یا PD به صورت سه ماهه اهداف و مقاصد بخش PD را تدوین می کند. این اهداف و مقاصد، اهداف عملکردی بخش PD را به صورتیکه قابل اندازه گیری / قابل سنجش باشد، مشخص می کنند. به منظور دستیابی به این اهداف و مقاصد برنامه های عملیاتی به همراه فعالیت های مناسب اجرایی برای افراد مسئول، منابع مورد نیاز و چهارچوب زمانی هدف تعریف می شوند. برگه های اهداف توسط مدیر عملیاتی تائید می شوند. داده های مرتبط با اهداف و مقاصد به صورت ماهانه / سه ماهه جمع آوری و گزارش می گردند. میزان عملکرد در مقایسه با اهداف و مقاصد در جلسات دوره ای اداری و در راستای اجرای موفقیت آمیز اهداف مورد بررسی قرار می گیرد و مشوق هایی به پرسنل بخش مرتبط اعطا می شود. رویه عملیاتی استاندارد توسعه محصول در ادامه مقاله با جزئیات شرح داده می شود.
رویه عملیاتی استاندارد توسعه محصول به برگه های اهداف برای اهداف بخش PD و برنامه های عملیاتی اشاره دارد.

صلاحیت کارکنان PD

صلاحیت کارکنان شاغل در بخش PD بر اساس آموزش، تجربه، تعالیم و مهارت های مناسب سنجیده می شود. شرایط صلاحیت در شرح وظایف شغلی و به صورت مشخصات شغلی تعریف شده و توسط بخش منابع انسانی و مدیر PD مدیریت می گرد. کارکنان شاغل در بخش PD در زمینه های زیر به آموزش و مهارت نیاز دارند:
1- ارتباطات
2- ارتباط با مشتری / ارائه خدمات به مشتری

اطلاعات اصلی محصول

1- پردازش اطلاعات
2- مستندات بخش PD

گرایش کارمندان جدید

بر اساس موضوعات زیر به هر کارمند جدید بخش PD جهت داده می شود:
1- سیاست های اداری (به عنوان مثال ساعات کاری، مرخصی، سیاست های انضباطی و غیره)
2- شناخت سیاست کیفی
3- شناخت مسئولیت های شغلی و اختیارات
4- آموزش ضمن خدمت
مدیر منابع انسانی مسئول جهت گیری سیاست ها و قوانین شرکت است. رئیس بخش وظیفه جهت گیری الزامات و رویه های شغلی را برعهده دارد.

شناسایی مستمر نیازهای آموزشی

نیازهای آموزشی به صورت سالانه و با استفاده از فرم های ارزیابی نیاز به آموزش شناسایی می شوند. علاوه بر این آموزش براساس عوامل زیر نیز تعیین می گردد:
1- تغییر در فعالیت ها یا خدمات PD
2- تدوین رویه های جدید یا اصلاح رویه های PD یا تغییر در سیاست کیفی
3- نیاز به اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه
این نیازهای آموزشی، شناسایی و به اداره منابع انسانی ابلاغ می شوند، سپس اداره منابع انسانی برنامه های آموزشی را در سطح شرکت تهیه می کند. سوابق آموزشی توسط بخش منابع انسانی نگهداری می گردند.

زیرساخت و محیط کار

زیر ساخت

1- دفتر مبله مناسب برای کارکنان بخش PD شامل محل کار جداگانه، کمدها و تلفن
2- رایانه و لوازم جانبی مثل ایمیل
مدیر PD باید مطمئن شود که زیرساخت های فوق در بخش PD فراهم شده است.

محیط کاری

برای اطمینان از ارائه خدمات بهتر به مشتریان و رساندن تولید به حداکثر ظرفیت، محیط کاری باید مناسب باشد. محیط کاری شامل بخش های زیر است:
1- حوزه کاری سازمان یافته
2- دمای مناسب اتاق کار
3- فضای کار کافی
4- حداقل سر و صدا
بخش PD باید مطمئن شود که الزامات فوق در راستای حفظ محیط کار در سطح مناسب تامین شده اند.

هدف

برای اطمینان از اینکه:

• تمام اطلاعات ارائه شده توسط PM در مورد SMD / سفارش عمده باید به درستی رمزگذاری شده و در کتابچه فنی به روشی قابل فهم همگام سازی شوند، تا بدین وسیله تولید محصول براساس استانداردهای مورد نیاز مشتری تضمین گردد.
• هر گونه سوال مشتری باید به درستی رسیدگی شود و خدمات با کیفیتی به مشتریان ارائه گردد.
• باید به کلیه ابهامات تولید در رابطه با شروط و استانداردهای مشتری براساس رضایت مشتری پاسخ داده شود.

محدوده

تمام محدوده کاری تولید پوشاک از نمونه برداری تا بسته بندی

مسئولیت ها

• بخش PD مسئول پردازش SMD و تعیین الزامات تولید و طراحی سبک، تهیه کتابچه فنی به صورت عمده، تولید MS، تحویل نمونه های شستشو و CA به بخش های تولیدی، روشن کردن ابهامات مرتبط با نمونه، کتابچه فنی و الزامات مشتری است.
• بخش PD موظف است تا توضیحات کافی را در اسناد ارائه شده توسط این بخش قید کند و به ابهامات شروط ارائه شده یا ارسالی توسط مشتری به صورت مبسوط پاسخ دهد.

رویه

دریافت کردن استراتژی و توسعه بازاریابی (SMD)

1- بخش PD برگه SMD تائید شده توسط بازارپرداز را به همراه نمونه، نمودار سایز و نظرات مشتری دریافت می کند (SMD دریافت شده بعد از ساعت 1 بعداز ظهر به تاریخ روز بعد دریافت می شود). بخش PM باید تمام ابهامات مرتبط با اطلاعات ارائه شده توسط مشتری را کاملاً روشن کند.
2- بخش PD برگه SMD امضا شده را به همراه اقلام مرتبط تائید می کند و در صورت وجود هرگونه تناقض، ابهام یا سوالی توضیحات لازم را ارائه می دهد و سپس SMD را به بخش IE ارجاع می دهد.
3- بخش توسعه محصول، SMD را از نظر روش ساخت و سبک بررسی می کند و سپس SMD را به بخش IE میفرستد. بخش PD به منظور باز کردن سوالات و پاسخ دادن به آنها برگه تحلیل ریسک و پیچیدگی را به همراه هر SMD پیوست می کند.
4- نهایتاً بخشPD  پس از ارائه توضیحات کامل و نهایی SMD آن را از طریق بخشI.E  به بخش نمونه برداری تحویل می دهد.

تولید / صدور برگه بازارپردازی و برگه فنی

1- بخش PD، مجموعه اطلاعات فنی و BOM را به همراه نقطه نظرات خاصی که باید در قالب تولید عمده گنجانده شوند از بخش PM دریافت کند.
2- بخش توسعه محصول سپس PO، مجموعه اطلاعات فنی و BOM را بررسی می کند و قبل از کار با MS (یا برگه بازارپردازی) مسائل مرتبط با PM را مدیریت می نماید.
3- در مرحله بعد بخش PD، PO مشتری را به ERP می خوراند.
4- بخش PD مصرف نخ و لوازم جانبی مورد نیاز سفارش مشتری را محاسبه می کند.
5- سپس بخش PD بر اساس تمامی اطلاعات تائید شده MS را آماده می کند؛ MS شامل تمامی اقلام مورد نیاز و مقدار آنهاست.
6- رهبر گروه زیر MS را تائید خواهد کرد.

الف) برش استاندارد با PO پس از گرفتن نسخه های چاپی از هر دو.
ب) دوخت نخ با کارت نخ، ایمیل و کد نخ.

• اندازه های زیپ به همراه نمودار سایز و نمونه

1. کد لوازم جانبی فلزی و مقدار آنها همراه با BOM مشتری / مجموعه اطلاعات فنی محصول.
2. جزئیات بسته بندی

7- پس از تائید توسط لیدر تیم، MS در سیستم ERP ارسال می شود. همه بخش های مرتبط، ایمیل تهیه شده درباره MS را دریافت می کنند.
8- پس از تخصیص شماره ANL توسط PPC، زمان انتظار MS یک روز برای سفارش تکراری و چهارده روز برای سفارش جدید تعیین می شود.
9- CA (تائید برش) به همراه دو نمونه مثل دو نمونه CA (برای طراحی و برش) و نمونه شستشو (برای استاندارد شستشو) توسط PM ارائه می شود، سپس بخش PD موارد زیر را تائید می کند:

الف) اگر نمونه سبک از نظر شکل مناسب نباشد، موکاپ (فایل پیش نمایش گرافیکی) درخواست می شود. در عین حال درخواست الگو برای نمونه برداری CAD با مشارکت Bulk CAD ارائه می گردد.
ب) گزارش آزمایش نمونه شستشو که از طریق ایمیل به اشتراک گذاشته شده توسط تیم آزمایشگاهی مورد بررسی قرار می گیرد. در صورت عدم پذیرش، ایمیل پذیرش متصدی مربوطه برای شستشوی عمده توسط PM ارسال می گردد.
ج) گزارش تحلیل ریسک نمونه شستشو در درایوی که با سلول توسعه محصول مشترک است مورد بررسی قرار می گیرد تا تیم تولید انبوه بتواند اقدامات پیشگیرانه را تدوین کند.

11- بخش PD درخواست دریافت الگوی انبوه را به بخش Sampling CAD ارسال می کند؛ آنها الگوی تائید شده، اندازه های حذف گردیده از نمودار سایز و درجه بندی تکه های کوچک را به بخش PD ارسال می نمایند.
12- تیم توسعه محصول ظرف یک روز پس از دریافت CA، برگه فنی به همراه نمونه مهر و موم شده (قرمز) را به منظور انجام کارهای PCR برای تیم پیش تولید می فرستد.
13- بخش PD نمونه مهر و موم شده را براساس پروتکل زیر دریافت می کند:

الف) بخش PM تمامی نقطه نظرات مربوط به شستشو را بر روی نمونه شستشو می نویسد؛ سپس مهر و موم سبز را به نمونه متصل می کند و آن را در یک کیسه پلاستیکی مشکی بسته بندی خواهد کرد و به تیم شستشو تحویل می دهد.
ب) بخش PD قبل از تحویل نمونه به تیم پیش تولید، یک قسمت از نمونه CA را در یک کیسه پلاستیکی شفاف بسته بندی می کند.
ج) بخش PD اطلاعات مرتبط با تحلیل ریسک شستشو که از سلول توسعه و در قالب برگه PCR & Bulk دریافت کرده است را استخراج کرده و آن را به نمونه الصاق می نماید.
د) بخش PD پس از دریافت هر دو نمونه مهر و موم شده، نقطه نظرات تشریح شده، موکاپ (در صورت لزوم)، گزارشات آزمایشات و الگوهای انبوه تائید شده، CA را قبول میکند.

14- بخش PD با مقایسه نمونه و کتابچه فنی به هر گونه ابهام یا تضادی که توسط تیم کنترل کیفیت در بخش پیش تولید مطرح شده پاسخ می دهد.
15- پس از اتمام فعالیت PPR، تیم کنترل کیفیت در بخش پیش تولید لباس، PPR را به همراه نمونه و مجموعه اطلاعات فنی بازرسی می کند و اعضای جلسه تحویل را فرا میخواند.
16- کارت تزئینات با قرار دادن تمامی تزئینات داخلی در آن گردآوری شده و توسط بخش PD تائید می شود.
17- تمام بخش های مربوطه در جلسه تحویل شرکت خواهند کرد. بخش PD ضمن به همراه داشتن کارت تزئینات جلسه تحویل را نیز رهبری می کند. بخش PD با رضایت بخش PM به تمامی سوالات مطرح شده توسط سایر بخش ها پاسخ می دهد.
18- توسعه محصول شامل گردآوری نظرات PPR و ایمیل کتابچه فنی به تمامی بخش های مربوطه است.
19- بخش PD تمامی اسناد (شامل کتابچه کامل فنی، نظرات مشتریان، نظرات PPR، MS و کارت تزئینات) را در یک پرونده (سبز یا قرمز) جمع آوری کرده و به بخش برش تحویل می دهد.
20- هنگامیکه سفارش در مرحله آخر معارفه قرار دارد، بخش PD جلسه تحویل را با کیفیت نهایی برگزار می کند، تمامی ابهامات را روشن کرده و در صورت لزوم پرونده را به روز می کند.

نظارت و ارزیابی

فعالیت های بخش PD از طرق زیر نظارت می شوند:
1- نظارت و گزارش عملکرد بخش PD در مقایسه با اهداف و مقاصد.
2- نظارت بر دقت و صحت برگه های فنی.
3- ممیزی های داخلی

ممیزی های داخلی

ممیزی داخلی همه بخش ها از جمله بخش PD هر 6 ماه یک بار انجام می شود. یک هفته قبل از تاریخ پیشنهادی حسابرسی، برنامه حسابرسی (ممیزی) آماده می شود. بازرسان در هنگام انجام ممیزی به دنبال موارد زیر هستند:
1- بررسی اینکه آیا رویه ها و دستورالعمل های مستند مطابق با شروط استاندارد هستند یا خیر.
2- ممیزان پیاده سازی رویه ها و دستورالعمل ها را مورد بررسی قرار می دهند. بدین منظور اطلاعات و سوابق ثبت شده از نظر انطباق با دستورالعمل ها مورد بررسی قرار میگیرند و با پرسنل صحبت می شود تا مشخص گردد که آیا آنها از دستورالعمل ها و رویه ها اطلاع دارند یا خیر.
چنانچه بازرسان عدم انطباق را در سیستم مشاهده کنند، تمامی جزئیات را در برگه مشاهدات ثبت میکنند تا بعداً اقدامات اصلاحی انجام شود. دو تا سه روز پس از بازرسی، گزارش بازرسی تهیه شده و در بین تمامی بخش ها توزیع می گردد.
در صورت مشاهده عدم انطباق در بخش PD، درخواست اقدامات اصلاحی / پیشگیرانه (CPAR) به مدیر بخش PD ارسال می شود. مدیر PD شخصی را برای تحقیق در مورد عدم انطباق و انجام اقدامات اصلاحی لازم منصوب می کند. فرد مسئول علت بروز این مشکل را مورد بررسی قرار می دهد و راهکارهایی (اقدامات اصلاحی) را برای مواردی که به عنوان عدم انطباق ذکر شده اند پیشنهاد می کند و تاریخی که در آن اقدامات اصلاحی به صورت کامل پیاده سازی و اجرایی شده اند را مشخص می نماید.
در خلال انجام اقدامات اصلاحی و یا بلافاصله بعد از موعد مقرر، بازرسان / مدیر QMS با تحقیق یا ممیزی اجرای اقدامات اصلاحی را پیگیری می کنند و بررسی می نمایند که آیا این اقدامات موثر بوده اند یا خیر. چنانچه شواهد عینی نشان دهند که اقدامات اصلاحی موثر بوده اند، گزارش بازرسی عدم انطباق بسته می شود. اگر برای اجرای کامل اقدامات اصلاحی به کار بیشتری نیاز باشد، بر روی تاریخ پیگیری جدیدی توافق می گردد.

شاخص های عملکردی اصلی (KPI های) بخش PD

در پایان ماه، KPI های بخش PD مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. KPIهای بخش PD و بخش هایی که KPIها را اندازه گیری می کنند در زیر ذکر شده اند.

همان طور که در جدول فوق الذکر نشان داده شده است هر بخش مرتبط KPIها را اندازه گیری می کند و در صورت نیاز به کار، بخش برآورد هزینه و IA داده ها را در اختیار آنها قرار می دهد. بخش برآورد هزینه و IA داده ها را جمع آوری کرده و در جلسه اداری آنها را ارائه می دهد.

گزارش ها