تامین منابع برای بازارپردازان پوشاک و اهمیت آن

تامین منابع، برنامه ریزی و اجرای یک سفارش صادراتی پوشاک جزء وظایف بازارپرداز پوشاک هستند. تامین منابع وظیفه ای بسیار خطیر است، چرا که با هزینه و روابط تامین کننده (مدیریت فروشنده) ارتباط دارد. براساس تعریف ویکی پدیا، «واژه تامین منابع در تجارت به رویه های مختلفی اشاره دارد که هدف از آنها یافتن، ارزیابی و جذب مشارکت تامین کنندگان به منظور دستیابی به کالا و خدمات است». روند تامین منابع ممکن است داخلی یا جهانی باشد.

اهمیت تامین منابع برای بازارپرداز پوشاک

در اینجا قصد داریم تا به صورت مفصل به بحث تامین منابع برای بازارپرداز پوشاک و مهمترین نکات کلیدی آن بپردازیم. در این مطلب در مورد وظایف بازارپرداز پوشاک در روند تامین منابع (داخلی و جهانی) صحبت خواهیم کرد.
یک بازارپرداز پوشاک برای تامین اجزای مختلف محصول هم به صورت داخلی و هم به صورت جهانی اقدام می کند. بازارپرداز موارد مختلفی مثل قیمت و استانداردهای کیفی، تحویل به موقع، تصویر تامین کننده، قابلیت تامین کننده در تکمیل حجم سفارش، قوانین، حمل و نقل و هزینه های مختلف را مورد ارزیابی قرار می دهد. امروزه سفارش به چندین تامین کننده عرضه می شود که ممکن است هر کدام از آنها در سطوح داخلی یا جهانی فعالیت کنند. بازارپرداز پوشاک سعی می کند تا یک پایگاه تامین داخلی و جهانی ایجاد نماید. این پایگاه براساس تحقیق و بررسی کاتالوگ ها، مجلات، ژورنال های تجاری، وب سایت ها، لیست های ارائه شده توسط سازمان های تجاری یا ارگان های دولتی مربوطه ایجاد می شود.

1) نیاز به تامین منابع (داخلی و خارجی)

جهان به یک بازار آزاد برای تامین منابع، خرید و فروش تبدیل شده است. تامین بخشی یا کل محصول با پایین ترین قیمتی که استانداردهای کیفی مدنظر خریدار را نیز تامین کند، به منظور کاهش رقابت پذیری و صرفه جویی در هزینه ها امری اجتناب ناپذیر است.

2) ارزیابی تامین کنندگان مختلف (داخلی و خارجی)

یک بازارپرداز پوشاک برای تامین منابع مواد اولیه مختلف تکمیل یک سفارش صادراتی به منابع داخلی و خارجی متوسل می شود. تامین کنندگان مختلف بازار عموماً به سه دسته تقسیم می شوند: تولید کنندگان، عمده فروشان و خرده فروشان. بازارپرداز براساس مقدار سفارش یکی از این تامین کنندگان را برای همکاری انتخاب می کند.

الف) تولید کننده: ممکن است یک تولید کننده، 1000 متر از پارچه در هر طرح یا رنگی را به عنوان حداقل سفارش تعیین کرده باشد. اگر بازارپرداز پوشاک به این حجم از پارچه نیاز داشته باشد، می تواند سفارش خود را از طریق تولید کننده تامین نماید.

ب) عمده فروش: عمده فروش با تولید کننده رابطه دارد. الزامات و پیش شرط های عمده فروشان مختلف کاملاً اختصاصی است و غالباً از نظر حداقل سفارش قابل قبول با الزامات تامین کنندگان یکی است. عمده فروش کالاهای اساسی نیاز بازار را ذخیره می کند. عمده فروشان معمولاً خودشان حداقل سفارش را تعیین می کنند، مثلاً ممکن است حداقل سفارش قابل قبول برای آنها 500 متر از پارچه در هر طرح و رنگی باشد. چنانچه نیازهای بازارپرداز پوشاک (به منظور اجرای سفارش صادراتی) با پیش شرط های عمده فروش همخوانی داشته باشد، بازارپرداز می تواند منابع خود را از طریق عمده فروش تامین نماید.

ج) خرده فروش: خرده فروش به عنوان تامین کننده لوازم جانبی و پارچه به ایفای نقش می پردازد. معمولاً خرده فروش معیار حداقلی برای پذیرش سفارش ندارد. بازارپرداز می تواند از 1 تا 100 متر از پارچه را در هر طرح و رنگی از خرده فروش خریداری کند. نیاز یک بازارپرداز پوشاک معمولاً توسط عوامل زیر تعیین می شود:

• نیاز خریدار به مقدار سفارش پایین است؛ غالباً بازارپردازان پوشاک این گونه سفارشات را به این دلیل قبول می کنند که این سفارشات توسط خریداران دائمی آنها ارائه می شوند، این خریداران همواره در طول سال بازارپردازان پوشاک را از نظر سفارش تغذیه می کنند، لذا بازارپردازان می خواهند آنها را راضی نگهدارند.
• مقدار کم سفارش ممکن است به دلیل نیاز پایین باشد؛ مثلا ممکن است یک نوع پارچه فقط برای بخش کوچکی از سفارش مانند سرشانه لباس، یقه و غیره مورد استفاده قرار گیرد.

نقش خرده فروش به عنوان تامین کننده پوشاک و بازاریاب پوشاک آماده

خرده فروش ممکن است صاحب یک فروشگاه لباس مردانه باشد که می خواهد اجناس فروشگاه خود مانند پیراهن، شلوار، دستمال گردن، جوراب، کراوات و غیره را انبار کند. ممکن است خرده فروش یک کارخانه تولید پیراهن داشته باشد. فروش اقلامی به غیر از پیراهن ممکن است هزینه های مجزای تولید آنها را توجیه نکند. در این حالت خرده فروش کالاهای مورد نیاز فروشگاه (شلوار، کراوات، جوراب و دستمال گردن) خود را از خرده فروش دیگری تهیه می کند؛ ممکن است او این محصولات را با برند خود عرضه نماید و یا اینکه ترجیح دهد آنها را با برند خودش عرضه کند تا بدین گونه نشان دهد که او سبد متنوعی از محصولات برندهای مختلف را فراهم می کند.

3) مذاکره در مورد قیمت با تامین کنندگان مختلف (داخلی و خارجی)

بازارپرداز پوشاک موظف است تا به صورت کامل و دقیق با در نظر گرفتن منابع و حجم های مختلف سفارش و تخفیف های ارائه شده توسط هر تامین کننده درباره قیمت ها تحقیق کند، و قبل از شروع مذاکره همه پارامترهای مرتبط با قیمت و حجم سفارش را ارزیابی نماید. ضمناً بازارپرداز پوشاک باید با دلایل مختلف بودن قیمت یک محصول در منابع گوناگونی مانند تولید کنندگان، عمده فروشان و خرده فروشان آشنایی داشته باشد. در واقع براساس همین ارزیابی ها و تحلیل هاست که یک بازارپرداز پوشاک می تواند در هزینه های شرکت صرفه جویی کند و نشان دهد که خود یک دارایی ارزشمند برای شرکت محسوب می شود.

قیمت براساس حجم سفارش و منبع تامین متفاوت است:

• تامین کننده با جمع کردن هزینه مواد اولیه + هزینه ساخت + هزینه های سربار (با احتساب مالیات های قابل اعمال) + سود به قیمتی برابر X میرسد.
• عمده فروش درصدی را به قیمت X اضافه می کند؛ قیمتی که عمده فروش ارائه می دهد و با Y برابر است، شامل مقادیر قیمت خرید + هزینه های سربار (با احتساب مالیات های قابل اعمال) + سود است.
• خرده فروش درصدی را به قیمت Y اضافه می کند، قیمتی که خرده فروش ارائه می دهد و با Z برابر است، شامل مقادیر قیمت خرید + هزینه های سربار (با احتساب مالیات های قابل اعمال) + سود است.

خریدار باید توجه داشته باشد که نوسان قیمت به دلیل تامین منابع از این سه دسته تامین کننده مختلف و حجم سفارش است. این اختلاف قیمتی به این دلیل به وجود می آید که هر کدام از تامین کننده های تولید کننده، عمده فروش و خرده فروش، هزینه های سربار و سود خود را به قیمت تمام شده محصول اضافه می کنند تا به قیمت فروش برسند. از این رو قیمت نهایی فروش به صورت زیر است:

تولید کننده = X E.G.100
عمده فروش = Y E.G 140
خرده فروش = Z E.G 200

در نتیجه قیمت X کمتر از قیمت Y، و قیمت های X و Y کمتر از قیمت Z هستند.

به دلیل وجود رقابت، قیمت ها از یک تولید کننده تا تولید کننده دیگر، از یک عمده فروش تا عمده فروش دیگر و از یک خرده فروش تا خرده فروش دیگر برای یک محصول ثابت متفاوت است.

قیمت ها به دلیل کمک های مالی ارائه شده از جانب تامین کنندگان (داخلی و خارجی) متفاوت هستند:

این کمک ها عموماً به صورت تخفیف ارائه می شود. در زیر شرایط انواع مختلف تخفیف توضیح داده می شود:

• ارائه تخفیف نقدی توسط تامین کننده: معمولاً تامین کنندگان در صورت پرداخت نقدی تا حدی برای خریدار تخفیف می دهند.
• ارائه تخفیف حجمی توسط تامین کننده: تامین کننده می تواند چنانچه حجم سفارش از محدوده خاصی تجاوز کرد و یا اینکه بسیار زیاد بود، درصدی تخفیف را برای خریدار در نظر بگیرد.
• ارائه تخفیفات فصلی توسط تامین کننده: چنانچه محصولات در خارج از فصل خریداری شوند، تامین کننده می تواند درصدی تخفیف برای آنها لحاظ نماید.

4) ثبت سفارش (داخلی و خارجی)

بازارپرداز خریداری که به دنبال تامین منابع در سطح جهانی است، پس از تعیین محدوده سفارش تلاش می کند تا عواملی همچون کیفیت، نسبت سایز و قیمت هدف سفارش را نهایی کند. این الزامات در سطح جهانی شناور هستند، یعنی برای کشورهای مختلف متفاوت اند. از همه تامین کنندگان (صادر کنندگان) نمونه دریافت می شود. کیفیت نمونه ها، درک مفاهیم طراحی از جانب تولید کننده، کیفیت دوخت، دوره تحویل، عملکرد گذشته و قیمت اعلامی هر تامین کننده مورد ارزیابی قرار می گیرد. سپس سفارش براساس معیارهای خریدار نزد تامین کننده (صادر کننده) ثبت می شود.
خریدار نیاز دارد تا برای تامین منابع مورد نیازش در سطح جهانی فعالیت کند، چرا که تولید همان محصول در داخل کشور گران تمام می شود و چنین هزینه ای در راستای کاهش رقابت پذیری مقرون به صرفه نیست. بازارپرداز پوشاک ممکن است اجزای خاصی از محصول نهایی را در سطح جهانی تامین کند، زیرا گاهاً آنها از نظر (قیمت، هزینه و کیفیت) خارق العاده هستند و همین امر باعث می شود تا تامین آنها از یک تامین کننده خاص واقعاً اجباری شود، مانند تامین سگک و سایر لوازم جانبی تولید کیف از چین.
در ضمن شاید خریدار خود یک تامین کننده مشخص را برای برچسب های گفته شده در نظر داشته باشد، زیرا تامین کننده مدنظر خریدار قبلاً بر روی قالب، محتوا، اندازه دستورالعمل های شستشوی لباس و کیفیت برچسب ها کار کرده و با او به توافق رسیده است. در این صورت دیگر خریدار مجبور نیست تا برای هر برچسب تمامی این مراحل را با هر تامین کننده (صادرکننده) دیگر تکرار کند. به این ترتیب (برچسب) محصول، قیمت و کیفیت استاندارد آن تائید می شود. در این صورت به هر برچسب یک کد اختصاص داده می شود و بازارپرداز پوشاک، بازارپرداز خریدار و تولید کننده برچسب براساس همان کد با هم مذاکره می کنند؛ این امر باعث کاهش سردرگمی و تولید سریع تر محصول می شود. اگر کالاها مرتباً مورد نیاز باشند ممکن است بازارپرداز دست به اضافه خرید بزند و یا از خریدار بخواهد تا حجم سفارش را برای رسیدن به یک قیمت مناسب افزایش دهد.
زمانیکه بر سر قیمت مذاکره شد، سفارش ثبت می گردد. ثبت سفارش در قالبی انجام می شود که اصطلاحاً به آن سفارش خرید می گویند. کلیه پیش شرط های سفارش مانند ارزیابی کیفیت، شرایط قانونی، مشخصات محصول، شرایط قرارداد، محل تحویل، تاریخ سفارش، تاریخ تحویل، نام و آدرس تامین کننده و قیمت توافق شده در این قالب قید می گردد. سفارش خرید توسط بازارپرداز پوشاک تائید شده و با نمونه تائید گردیده توسط خریدار برای تهیه عمده به بخش خرید ارسال می شود.

5) تعیین یک تامین کننده (داخلی و جهانی)

نکاتی که باید قبل از نهایی کردن تامین کننده منابع (چه داخلی و چه جهانی) مد نظر داشته باشید، عبارتند از:

• تصویر تامین کننده: باید سابقه عملکرد تامین کننده در بازار و در رابطه با سازمان های تجاری مرتبط، بانک ها و ارگان های دولتی مرتبط مورد بررسی قرار بگیرد تا اعتبار تامین کننده تائید شود؛ به عبارتی باید بررسی شود که آیا او در گذشته محصول مناسبی را تولید کرده، به قیمت و کیفیت کالا متعهد بوده، سفارشات را به موقع تحویل داده و آیا اینکه او در مجموعه خود از کودکان کار و نیروهای کار اجباری استفاده کرده است یا خیر. خلاصه بگوییم باید عملکرد گذشته تامین کننده مناسب باشد. وی باید یک تامین کننده قابل اعتماد که در عین حال هیچ ارتباطی با تروریست ها ندارد، باشد. در ضمن در سابقه او نباید اقدامات متقلب آمیز به چشم بخورد.
• تسهیلات ارائه شده توسط تامین کننده: تامین کننده ممکن است امکانات مختلفی را برای بهبود روابط خود با خریدار و ارتقاء کیفیت کار تیمی فراهم کند؛ مثلا گاهی اوقات ممکن است صادر کننده (تامین کننده) به خریدار پیشنهاد دهدتا مقداری از حجم سفارش را زودتر و از طریق هوایی برای خریدار ارسال کند و هزینه آن را نیز متحمل می شود. ضمناً ممکن است تامین کننده (صادر کننده) در خلق طرح های جدید توسعه ای به خریدار کمک کند و او را در جریان جدیدترین ترندهای پارچه، لوازم جانبی، چاپ، گلدوزی و غیره در کشور خود قرار دهد تا محدوده انتخاب های خریدار گسترش پیدا کند و بدین وسیله بتواند محصولات منحصر به فردی تولید را روانه بازار نماید. تامین کننده ای که در امر شستشوی لباس فعالیت می کند ممکن است امکانات حمل و نقل تحویل کالای خام و ارسال محصولات پرداخت شده را به صورت رایگان ارائه دهد.
• قابلیت توافق و سازش تامین کننده: این آیتم نشان می دهد که یک تامین کننده در مواقع بحرانی تا چه اندازه حاضر به سازش است. مثلا فرض کنید خریدار تغییرات لحظه آخری را در عناصر طراحی و چاپ ایجاد می کند، در این صورت آیا تامین کننده (چاپخانه) مایل است که بدون دستکاری قیمت توافق شده، مجدداً بر روی طرح های توسعه ای کار کند؟
• قابلیت های تامین کننده: در این صورت باید توانایی مالی و امکانات تولیدی تامین کننده داخلی و خارجی مثل کارخانه و نیروی کار مورد ارزیابی قرار بگیرد تا مشخص شود که آیا او امکان تولید سفارش را دارد یا خیر.

6) ارزیابی عملکرد تامین کننده (داخلی و جهانی)

باید بین خریدار و تامین کننده اعتمادسازی صورت بگیرد. برخی از اطلاعات را باید به منظور افزایش عملکرد تامین کننده در اختیار او قرار داد. هر تامین کننده ای براساس عملکردهای گذشته و فعلی خود و توانایی اش در اجرای سفارشات ارزیابی می شود. تامین کنندگان براساس انطباق با اهداف، استانداردها و ویژگی ها، قوانین و مقررات شرکت خریدار ارزیابی می گردند.

تامین کننده باید بداند که هر چه سفارش با تاخیر حمل شود و یا به هر دلیلی رد شود به بازار فروش خریدار لطمه وارد می شود، چرا که او کالاها را از قبل پیش فروش کرده است. این کار هم باعث زیان در درآمد هدفمند وی می گردد و هم کل برنامه ریزی کاری او را مختل می کند. در اینگونه موارد ممکن است خریدار بسته به میزان خسارت، تامین کننده (صادرکننده) را بدهکار کند. یکی از بندهای L/C به بدهی ناشی از حمل و نقل نامناسب یا رد سفارش اختصاص پیدا کرده است. وظیفه یک بازارپرداز پوشاک ایجاد روابط خوب با خریدار براساس صداقت، اعتماد، تائید تامین منابع و ارائه اطلاعات مورد نیاز به موقع است. خریداران معمولاً سابقه تمامی تامین کنندگانی که با آنها کار کرده اند را براساس معیارهای زیر (موجود در جدول) ثبت می کنند. سفارشات فصول بعدی براساس این ارزیابی ها به تامین کنندگان واگذار می شوند.

• تعداد رد شده: نشان می دهد که از کل سفارشات تحویل شده به خریدار، چند درصد با استانداردهای خریدار مطابقت داشته اند و چند درصد رد شده اند.
• تحویل به موقع: چند درصد از کل سفارش به موقع آماده گردیده، کل سفارش نهایتاً در چند قسط تحویل داده شده و تکمیل شده است؟
• زمان صرف شده برای پردازش سفارش: یعنی زمانیکه توسط تامین کننده برای نهایی کردن برآورد هزینه ها، ارائه نمونه ها برای تائید و تهیه اسناد حمل و نقل صرف شده است و اینکه آیا کالاها در چهارچوب زمانی قید شده توسط L/C حمل شده اند یا خیر. مثلا آیا تاریخ حمل سفارش توسط کشتی با تاریخ توافق شده مطابقت دارد و آیا پوشش های اضافی ارائه شده است یا خیر.

براساس این جدول، شرکت GHI اول است و شرکت های ABC و DEF در دره های بعدی قرار می گیرند. اما این بدان معنی نیست که شرکت GHI لزوماً سفارش را دریافت می کند. هر شرکت اولویت های خود را برای ارزیابی و سپردن سفارش به تامین کنندگان دارد. برای برخی از شرکت ها هزینه مهم است، برای برخی دیگر کیفیت، برای برخی تحویل به موقع و برای برخی عوامل اجتماعی و فرهنگی حائز اهمیت هستند؛ به همین دلیل خریدار قبل از تامین منابع از یک منبع خاص باید نکات بسیاری را تجزیه و تحلیل کند.

برنامه های IT مورد استفاده در تامین منابع

از چندین برنامه IT در بستر اینترنت برای تامین منابع استفاده می شود که عبارتند از:

1- مدیریت چرخه عمر محصول (PLM)
2- برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
3- مدیریت فهرست موجودی تامین کننده (VMI)
4- برنامه ریزی منابع عمومی (General Resource Planning)
5- پیش بینی (Forecasting)
6- طبقه بندی (Forecasting)
7- تخصیص (Allocation)
8- مدیریت گروه بندی (Category Management)
9- طراحی (Designing)
10- مدیریت قرارداد (Contract Management)

تامین منابع به صورت جهانی دارای فاکتورهایی است که گاهاً مخرب محسوب می شوند. ممکن است یک اختلال سیاسی، اجتماعی یا اقتصادی در کشور تامین کننده به وجود بیاید که مانع از عرضه کالا یا خدمات شود. موانع و مشکلات دیگری نیز در این میان وجود دارند که عبارتند از دشوار بودن نظارت بر سفارش از راه دور، مشکل در تحویل به موقع سفارش، تغییر در قوانین و مقررات صادرات و واردات، تهیه اسناد و مدارک، وجود تحریم ها (محدودیت های تجاری)، ایجاد تغییرات در حقوق گمرکی، بسته شدن بنادر، نوسانات ارزی، هزینه های حمل و نقل، فساد و سوء رفتار، ترس از دست دادن مالکیت معنوی و موارد دیگر.
اما وجود مزیت هایی مانند کاهش هزینه ها، دسترسی به پایگاه های تامین متعدد، بهره وری بیشتر، محصولات بهتر، کاهش تاثیرات زیست محیطی و دسترسی به امکانات توسعه ای جدید سبب می شود تا خریداران تمامی این مخاطرات را نادیده بگیرند.

کلام پایانی

چنانچه کسی این مطلب را با دقت بخواند، به راحتی می تواند به سوالات مصاحبه ای زیر پاسخ دهد:

1- به تفکیک منظور از تامین منابع به صورت داخلی و خارجی را توضیح دهید؟
2- چرا به تامین منابع به صورت های داخلی و خارجی نیاز است؟
3- عملکرد خرده فروشان به عنوان تامین کننده پارچه و لوازم جانبی چه تفاوتی با عملکرد آنان به عنوان تامین کننده پوشاک آماده دارد؟
4- توضیح دهید که چرا قیمت به نوع تامین کننده، حجم سفارش و تخفیف های ارائه شده توسط تامین کننده بستگی دارد؟
5- چه نکاتی باید قبل از نهایی کردن سفارش مد نظر قرار بگیرند؛ در ضمن نکاتی که باید ذیل قالب یک سفارش خرید قید شوند را نام ببرید؟
6- قبل از ثبت سفارش، یک خریدار باید براساس چه پارامترهایی تامین کنندگان را مورد ارزیابی قرار دهد؟
7- برنامه های IT که در هر دو روش تامین منابع (داخلی و خارجی) مورد استفاده قرار می گیرند را نام ببرید؟
8- تامین منابع به صورت خارجی چه مزایا و معایبی دارد؟