مبانی کنترل کیفیت چین برای واردکنندگان کالا از این کشور

برای شمایی که به فکر وارد کردن محصولات از چین هستید، اطمینان از کیفیت مناسب کالاهای دریافتی یک چالش بسیار بزرگ محسوب می شود. بدون شک چین با صادرات 1.99 تریلیون دلار کالا در سال 2016، قطب اصلی صادراتی جهان محسوب می شود، چرا که این رقم بالاترین ارزش ثبت شده صادراتی در سراسر جهان است. با این حال بسیاری از وارد کنندگان در زمان تجارت با شرکت های چینی، معامله را فرآیندی بسیار پیچیده و خسته کننده می دانند؛ به ویژه زمانیکه پای کنترل کیفیت محصولات به میان می آید، آن هم برای کسانی که هزاران مایل با محل واقعی تولید محصولات فاصله دارند این موضوع نمود بیشتری پیدا می کند.
هر چند که تامین کنندگان چینی از تیم بازرسی کنترل کیفیت (QC) خود برای تائید کیفیت محصولات استفاده می کنند؛ اما آیا تنها تکیه بر گزارش های تهیه شده توسط این تیم ها کافی است؟ قبل از اینکه به این سوال پاسخ دهیم؛ بیایید به برخی از دلایل ایجاد نگرانی درباره کیفیت محصولات چینی بپردازیم و چرایی اهمیت بازرسی کیفی محصولات چینی قبل از دریافت آنها را شرح دهیم.

موانع فرهنگی باعث سوء تفاهم می شوند

هر چند دلایل زیادی وجود دارند که باعث می شوند تا اوضاع تولیدی در چین از دید حرفه شما آن گونه که باید خوب از کار در نیاید؛ اما به نظر می رسد عوامل خاصی بین تامین کنندگان چینی خودنمایی می کنند که باعث ایجاد سوء تفاهم و ایجاد مشکلات کیفی در هنگام برخورد آنها با مشتریان خارجی می شوند.
ریشه این عوامل در فرهنگ و ارزش های کاملاً متضاد چین با کشورهای غربی از نظر معیارهای کیفی نهفته است. با وجود اینکه شرکت های زیادی در این کشور سابقه معامله های فراوانی با کشورهای غربی دارند؛ اما هنوز هم فرهنگ غالب آنها باعث می شود تا در هنگام پاسخگویی به انتظارات مشتریان با مشکلات عدیده ای مواجه گردند.

فرهنگ «بله» در چین

یکی از اساسی ترین مشکلاتی که وارد کنندگان با تامین کنندگان چینی دارند این است که آنها همیشه قادر نیستند تعهدات خود را به شکلی صحیح به انجام برسانند. به عنوان مثال ممکن است قبل از نهایی کردن سفارش بارها و بارها از تامین کننده چینی بپرسید که آیا او قادر است محموله را به موقع تحویل دهد و هر بار با پاسخ «بله» مواجه شوید.
وقتی الزامات محصول خود را برای او توضیح می دهید و می پرسید که آیا دقیقاً می تواند این الزامات را رعایت کند؟ باز هم تقریباً همیشه با پاسخ «بله» رو به رو می گردید. اما وقتی زمان دریافت محصول می رسد؛ ممکن است متوجه شوید که تامین کننده قادر نیست محصول را سر وقت تحویل دهد. اما چرا؟
تامین کنندگان چینی گاهی اوقات اطلاع رسانی در مورد هر گونه اختلال در روند تولید را به تاخیر می اندازند، فقط به این دلیل که آنها تمایل دارند تا قبل از خبردار کردن شما خودشان مشکل به وجود آمده را مرتفع کنند. در این حالت آنها می توانند از آن مسئله به عنوان مشکلی که بر آن غلبه کرده اند یاد کنند، نه اینکه آن را به عنوان عدم موفقیت در انجام کارشان تفسیر نمایند.
با این حال همین مشکل شاید قبل از حل شدن، خود باعث ایجاد مشکلات دیگری شود چرا که اگر تامین کننده تا زمان اطلاع رسانی قادر به حل مشکل نباشد و شما را دیر در جریان مشکل قرار دهد، در آن صورت دیگر شما هم وقتی برای حل مشکل نخواهید داشت. شاید اگر او قبلاً شما را در جریان مشکلات قرار می داد، می توانستید تا اندازه ای در حل مشکل به او کمک کنید.

نیاز شدید به «حفظ غرور و آبرو»

در فرهنگ غربی معمولاً با جملات زیر به مکالمات تجاری به خصوص ارتباطات ایمیلی پایان داده می شود: «در صورت وجود هرگونه سوال لطفاً به من اطلاع دهید» یا «در صورت نیاز به توضیحات بیشتر لطفاً به من اطلاع دهید». با این حال تقریباً همیشه پاسخی که از تامین کنندگان چینی دریافت می شود، چیزی شبیه این مورد است: «سوالی ندارم، متشکرم».
این امر باعث می شود تا وارد کننده فکر کند تمامی الزامات مد نظر خود را به خوبی منعکس کرده و قطعاً محموله دریافتی با آنچه شرح داده شده، هیچ تفاوتی نخواهد داشت. اما متاسفانه این چنین نیست.
صریح تر بگوییم آنها با این کار در حال آبروداری هستند و سعی در حفظ عزت نفس، اعتماد به نفس و وقار خود دارند. آنها نمی خواهند با پرسیدن سوالات بیشتر بی کفایت به نظر برسند؛ دوست دارند به جای اینکه با پرسیدن سوالات احساس «شرمساری» کنند (هر چند هنوز ابهامات زیادی در ذهن دارند)، با اعتماد و مطمئن نسبت به کار خود به نظر برسند. حال ممکن است با تعجب از خود بپرسید که چرا آنها این گونه فکر می کنند؟ چرا سوال پرسیدن و اطمینان از آنچه مشتری از کالای تولیدی خود انتظار دارد تا این اندازه برای آنها شرم آور است؟
این امر ممکن است برای بسیاری از وارد کنندگان غربی که در مدارس غربی تحصیل کرده اند و آشنایی با فرهنگ تحصیل در مدارس چینی ندارند، عجیب باشد. در چین دانش آموزان هیچ وقت تشویق نمی شوند که با صدای بلند حرف بزنند و یا سوال بپرسند؛ در حالیکه در غرب برای تحریک قوه ادراک دانش آموزان همیشه آنها را ترغیب به سوال پرسیدن می کنند. در چین پرسیدن سوال اغلب نشان دهنده عدم توجه دانش آموز است و به همین دلیل دانش آموزانی که سوال می پرسند معمولاً توسط معلمشان سرزنش می شوند. به همین دلیل است که تامین کنندگان چینی حتی اگر در مورد نیازهای مشتریانشان از نظر ذهنی احساس سردرگمی کنند باز هم ترجیح می دهند ساکت باشند؛ زیرا نمی خواهند بی ادب و بی کفایت به نظر برسند.
جدا از موانع فرهنگی که ممکن است مانع عملکرد مطلوب تامین کنندگان چینی و تیم بازرسی کیفی آنها شوند؛ عوامل دیگری نیز در استانداردهای نامناسب بازرسی کیفی تامین کنندگان چینی نقش دارند. در ادامه مقاله درباره این عوامل هم صحبت خواهیم کرد.

مسئله تضاد منافع

هنگامیکه کارکنان بخش کنترل کیفی کارخانه محصولات را بازرسی می کنند، اولین مسئله بسیار مهم در این زمینه یعنی وجود تضاد منافع پیش می آید. موضوع بسیار روشن است: هر مشکلی که در هنگام کنترل کیفی محصولات تشخیص داده شود باید به حساب و هزینه تامین کننده برطرف شود و این به معنی ایجاد هزینه های ناخواسته برای آنهاست. کارکنان مایلند تا جاییکه ممکن است این هزینه ها را به حداقل برسانند؛ از این رو استانداردهای کیفی مد نظر کارخانه هرگز به اندازه استانداردهای کیفی افراد بی طرف سختگیرانه نخواهد بود. احتمالاً همیشه پرسنل بخش کنترل کیفی کارخانه کاملاً در کار خود مستقل نیستند و تحت نفوذ پرسنل مدیریتی متولی تولید سفارش قرار دارند، و آنها هم نمی خواهند به دلیل تولید محصولات غیر استاندارد مجازات شوند.

پرسنل بخش کنترل کیفی کارخانه شاید به اندازه کافی آموزش ندیده باشند یا تجهیزات آزمایشگاهی مناسبی نداشته باشند

دلیل دیگر ایجاد این مشکلات، آموزش ناکافی پرسنل بخش کنترل کیفی کارخانه ها و کمبود احتمالی تجهیزات مناسب آزمایشگاهی برای انجام آزمایشات و بازرسی های دقیق است. شاید دلیل این امر این است که پرسنل این بخش بدون تلاش و تخصص لازم، به جای اینکه دقیقاً محصولات را مورد بازرسی قرار می دهند سریعاً گزارشی تهیه می کنند مبنی بر اینکه «همه چیز خوب است» و آن را به وارد کننده تحویل می دهند. به نظر می رسد بعید است که کارخانه هزینه زیادی را صرف آموزش بازرسان کنترل کیفی کرده باشد؛ از این رو احتمالاً علاوه بر اینکه آنها بی طرف نیستند تخصص لازم را برای انجام بازرسی های کافی نیز ندارند، به ویژه اگر سفارش شما به نوعی دانش پیشرفته نیاز داشته باشد.

بازرسی قبل از حمل چگونه می تواند در بهبود کیفیت محصولات تامین کننده های چینی به وارد کنندگان کمک کند؟

شاید با خود فکر کنید که پس از سال ها همکاری با تامین کننده ای که کالاهای با کیفیت تولید کرده است، دیگر نیازی به انجام آزمایش های مکرر کیفی نباشد. با این حال تجربه صدها وارد کننده ای که با طیب خاطر این کار را کرده اند، ثابت می کند که این ایده خوبی نیست. چرا که به احتمال زیاد خواسته های شما و تامین کننده یکسان نخواهد بود – او می خواهد تا حد امکان هزینه ها را پایین نگه دارد تا سود خود را افزایش دهد و این برای شما به معنی کاهش کیفیت محصولات است. در واقع این بدان معنی است که زمانیکه شما از بازرسی های کیفی کالاهای خود دست می کشید، به احتمال زیاد در کیفیت آنها اهمال خواهد شد.

بنابراین بهتر این است که تیم بازرسی خود را داشته باشید و آنها را به موقع برای بازرسی محصول بفرستید؛ در این صورت مطمئن می شوید که تامین کننده دیگر قادر نیست در کیفیت محصولات کم کاری کند و قطعاً پیش شرط های شما را رعایت خواهد کرد. برای اطمینان از این کار یک تیم بازرسی ثالث مانند ATIHongKong می تواند به شما کمک کند، بهتر است: 

• یک چک لیست دقیق و به روز برای کنترل کیفیت تهیه کنید.
• بررسی کنید که آیا تامین کننده بین دوره های پسین تولید توانسته سطح قابل قبولی از کیفیت را حفظ کند یا خیر.
• بررسی کنید که آیا تامین کننده فرصت کافی برای رفع هر گونه ایرادات و مشکلات احتمالی را در اختیار شما قرار می دهد یا خیر.

یک تیم کنترل کیفی چینی در حالت ایده آل باید اطلاعات به همراه جزئیات کافی و کامل در مورد محصولات و روند تولید داشته باشد تا بتواند وارد کننده را از وجود هر گونه مشکل یا نقیصه در مورد محصولات یا روند تولید آنها مطلع کند. گزارش تیم کنترل کیفی باید شامل اظهارات دقیق، عکس ها، ارزیابی ها، نتایج آزمایشگاهی در محل و موارد دیگر باشد.
این گزارشات به شما به عنوان وارد کننده کمک می کنند تا بتوانید با فراغ بال در مورد اینکه محموله را دریافت کنید و یا اینکه از تامین کننده بخواهید دوباره کاری کند تصمیم گیری نمایید؛ از این رو منطقی است که هر چه زودتر این سفارشات را دریافت کنید راحت تر می توانید تصمیم آگاهانه تری بگیرید. اگر مجبور شوید با عجله تصمیم بگیرید احتمال اشتباه بسیار افزایش پیدا می کند؛ پس بهتر است وقت کافی برای فکر کردن در مورد چیزهایی که باید در مورد آنها تجدید نظر کنید داشته باشید. معمولاً زمانیکه باید به یک مهلت مقرر پایبند باشید، چاره ای ندارید و باید یک تصمیم عجولانه بگیرید.
نه تنها برای تصمیم گیری آگاهانه به زمان نیاز دارید، بلکه در برخی از موارد ممکن است بخواهید آنقدر زمان کافی در اختیار داشته باشید تا خودتان به صورت فیزیکی کالاهای معیوب را بازرسی کنید. چنانچه بخواهید این کار را انجام دهید بازرس می تواند یک نمونه مهر و موم شده را برای بررسی به دفترتان ارسال کند. این مورد بیشتر در مورد کالاهای بسیار ظریف یا گران قیمت اتفاق می افتد.

با رسیدگی به موقع به مشکلات قبل از تولید محصول، جلوگیری از تاخیر در حمل کالا امکان پذیر است

مشکلات خاصی وجود دارند که در صورت بازرسی نمی توان آنها را از طریق تعمیر محصولات یا دوباره کاری برطرف کرد؛ به عنوان مثال سوراخ شدگی لباس ها یا تفاوت در رنگ لباس ها به دلیل اشتباه در انتخاب پارچه با رنگ مناسب از این دست مشکلات هستند. این گونه مسائل تنها با تولید اقلام جدیدی که مطابق با الزامات وارد کننده باشند، قابل حل هستند.
اگر احساس می کنید معایب محصولات شما بسیار زیاد یا خیلی شدید هستند؛ ممکن است مجبور شوید از تولید کننده بخواهید محصولات تان را تعمیر کرده و یا دوباره تولید کند. این امر نیز به زمان کافی نیاز دارد؛ از این رو بازرسی به موقع قبل از دریافت محموله به تولید کننده اجازه می دهد تا بدون ایجاد تاخیر قابل توجهی در حمل کالاها، نقایص مورد نظر را برطرف نماید.

چه گزینه های دیگری دارید؟

زمانیکه تصمیم گرفتید کاملاً به تیم کنترل کیفی تامین کننده اتکا نکنید و نمایندگان خود را برای اطمینان از کیفیت کالاها به کارخانه بفرستید، به گزینه های زیادی دسترسی پیدا می کنید؛ از جمله:

سفر شخصی به چین برای مدیریت بازرسی کنترل کیفی محصولات

بدیهی ترین روش، سفر شخص شما به چین برای هدایت روند بازسی کیفی محصولات تان است. به هر حال چه کسی بهتر از خود شما الزامات و انتظارات تان را می شناسد؟ اما این رویکرد نیز اشکالات خاص خود را دارد؛ از جمله: 

• هزینه سفرهای مکرر به چین بسیار قابل توجه و زیاد است.
• در مدتی که برای بازرسی کیفی محصولاتتان در چین حضور دارید، ممکن است به روند کاری در کشور خودتان آسیب وارد شود. شما در صورت سفر به چین برای بازرسی کیفی محصولاتتان مجبورید تا دیگر فعالیت های تجاری را به حال خود رها کنید.
• ممکن است شما تخصص لازم برای انجام آزمایش محصولات را نداشته باشید؛ به عنوان مثال برخی از آزمایش ها به دانش، تخصص، فناوری ها و تجهیزات خاصی نیاز دارند.
• از طرف دیگر موانع زبانی مانع از تعامل کامل شما با کارمندان چینی می شوند.

استخدام تیم بازرسی کیفی تمام وقت برای مدیریت بازرسی کنترل کیفی محصولات

گزینه رایج بعدی استخدام یک تیم بازرسی کیفی تمام وقت است. اما این روش تنها برای مواردی مناسب است که بازرسی مکرر مورد نیاز باشد. در غیر این صورت باید دستمزد پرسنل تیم بازرسی را در طول سال پرداخت کنید؛ حتی اگر به صورت فصلی به بازرسی نیاز داشته باشید. در ضمن باید هزینه حمل و نقل و سایر امکانات مورد نیاز بازرسان را نیز پرداخت نمایید.
همچنین ریسک سازش و مصالحه با بازرسان دائمی کنترل کیفی نیز وجود دارد؛ در صورت آشنا شدن کارکنان کارخانه با بازرسین ثابت احتمال پرداخت رشوه به آنها یا تهیه گزارش های سازشکارانه از جانب بازرسین وجود دارد. شاید بازرسان شما به دلایل زیادی به نفع پرسنل کارخانه کار کنند و گزارش های بازرسی نادرستی تدوین نمایند.

استخدام یک شرکت بازرسی ثالث برای مدیریت بازرسی کنترل کیفی محصولات

وقتی صحبت از بازرسی کنترل کیفی چین می شود، بسیاری از وارد کنندگان سراسر جهان به دلایل زیادی از تیم بازرسی ثالث استفاده می کنند. برخی از این دلایل عبارتند از: 

هزینه: تیم های بازرسی ثالث فاصله مکانی کمی با تامین کننده دارند؛ از این رو زمان و هزینه رفت و آمد آنها به محل کارخانه کاهش پیدا می کند. در ضمن یک تیم بازرسی بومی کاملاً با فرهنگ و اخلاق نیروهای کار بومی آشنا هستند؛ به همین دلیل می توانند وظایف خود را با کارآیی و سهولت بیشتری به انجام برسانند.

حفظ انسجام در سطحی بالا: یک تیم بازرسی ثالث با داشتن وجدان کاری، منافع شما را بالاتر از منافع تامین کننده قرار می دهد. به دلیل ماهیت بی طرف بودن آنها، احتمال برخورد آنها با تامین کنندگان و دریافت رشوه کاهش پیدا می کند: در این گونه مواقع مدیریت تیم های بازرسی مراقب این هستند که هیچ کدام از بازرسان آنقدر با پرسنل کارخانه سر آشنایی باز نکنند که احتمال داشته باشد تا در موقعیت پذیرش رشوه و یا هر گونه الطاف دیگر قرار بگیرند.

ضمناً تیم های بازرسی ثالث در چین مقررات سختگیرانه ای برای دریافت هر گونه مزایا از جمله وعده های غذایی یا امکانات حمل و نقل برای پرسنل خود وضع کرده اند. یک شرکت بازرسی ثالث مانند ATIHongKong می تواند هر زمانیکه بخواهید خدمات مختلفی را در زمینه بازرسی محصول به شما ارائه دهد. برخی از این خدمات عبارتند از:

بازرسی قبل از تولید: تائید مواد اولیه و سایر اجزای مورد نیاز برای تولید کالا.

بازرسی حین تولید (DUPRO): بازرسی محصولات پس از اتمام روند تولید حدود 60% از آنها.

بازرسی نهایی: بازرسی از محصولات زمانیکه حداقل 80% از آنها پرداخت و بسته بندی شده اند.

تیم بازرسی ثالث کاری می کند که تامین کننده در برابر شما احساس مسئولیت نماید

نه تنها با بازرسی کیفی محصولات به تشخیص به موقع نقایص کمک می شود، بلکه این فرآیند به طور کلی باعث کاهش این نقایص نیز خواهد شد. چنانچه تامین کنندگان همیشه از بازرسی توسط تیم ثالث واهمه داشته باشند، در مورد فرآیندهای تولیدی هوشیارانه تر عمل می کنند و از هرگونه اقدامی که ممکن است باعث ایجاد نقص در روند کار شود جلوگیری می نمایند. ضمناً در این صورت آنها توجه بیشتری به الزامات مد نظر وارد کننده نشان می دهند؛ زیرا آنها می خواهند احتمال رد محصولات تولیدی شان به دلیل رعایت نکردن الزامات مد نظر وارد کننده به حداقل برسد.

وارد کننده در زمینه اطمینان از کنترل کیفیت محصولات تولیدی چین چه نقشی دارد؟

نمونه هایی وجود دارند که کسب و کارها هزاران دلار از محصولات با ارزش خود را دست داده اند، چرا که به دلیل عدم توجه به خواسته های خریداران این محصولات مطابق پیش نیازها و الزامات آنها نبوده اند. حتی امروزه هم برخی کسب و کارها برای اینکه تامین کننده ها را از خواسته های خود و ویژگی های خاص محصولات مد نظرشان مطلع کنند، به ارتباطات دهان به دهان یا ایمیلی اتکا می کنند. این شکل از برقراری ارتباط بسیار مستعد ایجاد سوء تفاهم است؛ این مسئله نهایتاً منجر به تولید محصولات معیوبی می شود که به دلیل عدم عبور از بازرسی های کنترل کیفی کنار گذاشته می شوند. کارآمدترین رویکرد برای جلوگیری از وقوع چنین مشکلاتی، تهیه برگه مشخصات محصول است که تمام ویژگی های محصول به صورت دقیق و روشن در آن قید شده باشد.

یکی از مهمترین مزایای برگه مشخصات فنی محصول این است که هم تامین کننده و هم خریدار در مورد آنچه که باید انجام شود و نحوه اجرای آن با هم توافق دارند. وجود این برگه هیچ جایی برای ابهاماتی که ممکن است منجر به ساخت محصولات معیوب شود به جای نمی گذارد؛ در این حالت چنانچه نقصی در کالاهای خود پیدا کنید به دلیل اینکه برگه مشخصات محصول را در اختیار تامین کننده قرار داده اید، سندی برای اثبات خواسته های خود در دست دارید که می توانید در صورت بروز هر گونه دعوای قانونی از آن استفاده نمایید. در ضمن این سند نقش یک مرجع را برای تامین کننده شما بازی می کند؛ او می تواند محصولات تولیدی را براساس آن مورد بررسی قرار دهد و از تطابق محصولات تولیدی خود با مرجع مد نظر مطمئن گردد.

نتیجه گیری

بیشتر وارد کنندگان محصولات چینی سراسر جهان در هنگام بازرسی کیفی سفارشات خود در کشور چین و قبل از حمل آن سفارشات، از خدمات بازرسی کارشناسان ثالث بهره می گیرند. این کار باعث صرفه جویی در هزینه های هنگفت دوباره کاری، از دست دادن مشتریان و از بین رفتن یکپارچگی برند می شود؛ تمامی اینها عواملی هستند که می توانند منجر به دریافت محصولات معیوب شوند.
از این رو منطقی نیست که فقط به حرف پرسنل بخش کنترل کیفی کارخانه ها اعتماد کنید. باید قبل از اقدام به دریافت محصولات خود، از متخصصان مستقل کنترل کیفی خود بخواهید که گزارش کیفی محصولات را در اختیارتان قرار دهند.